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Proceso de Eliminación

Es la operación de preparación y destrucción física de los documentos sin valor histórico, administrativo, legal y fiscal conforme a los plazos de conservación y dictámenes aprobados.
 

Pasos que se siguen en el proceso de eliminación:

  • Conforme a los dictámenes y acuerdos de conservación y selección  se procede identificar las unidades documentales y expedientes a eliminar.
  • El Archivo y la unidad gestora redactan un acta de eliminación  en la que se relaciona la serie documental, las unidades  de instalación a eliminar, las fechas de producción y  el plazo de conservación. El acta se firma por el  responsable de la unidad administrativa y del archivo.
  • El acta se formaliza en una resolución de alcaldía.
  • Se traslada la resolución a la unidad gestora.
  • Archivo y unidad gestora preparan las unidades de instalación a eliminar .
  • Se contacta con los operarios municipales encargados te trasladar las unidades de instalación  a destruir a la empresa encargada de la destrucción.
  • Se controla  la retirada de las unidades de instalación a retirar.  
  • El personal del Archivo se desplaza  hasta la empresa encargada de la destrucción  y se requiere el certificado de destrucción.
  • En el libro registro de eliminaciones se anota las unidades de instalación eliminadas y la serie documental a la que pertenecen.
  • Se dan de baja en el aplicativo de gestión de archivo los documentos destruidos.
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